michael pollak

working like a zen monk

Ich habe den heutigen Vormittag damit verbracht viel über mein neues Büro nachzudenken.

Was macht ein Büro zu einem Ort an dem man gerne arbeitet? Eine berechtigte Frage, da ich in diesem Büro jeden Tag viel Zeit verbringe. Was hat ein gutes, schönes, gemütliches, produktives Büro, was ein 0815 Raum nicht hat?

Licht

Viel Licht, vor allem angenehmes Licht, ist in allen schönen Büros gegeben. Der menschliche Körper braucht Licht um wirklich produktiv zu sein. Kann man vl. evolutionstheoretisch erklären, früher ist man, sobald die Sonne untergegangen ist, schlafen gegangen.  Licht ist also ein sehr wichtiger Faktor, hat aber auch seine Tücken. Von warmem (Glühbirnen) und kaltem Licht (Neonröhren), und von Über- und Unterbelichtung. Das ist ein heikler Mittelweg, und ich werde dem Thema Licht sicher noch einen Post witmen, wenn ich mein Büro in Wien endgültig einrichte.

Farben

Vor allem in meinem kreativen Beruf ist die Verwendung von ein wenig Farbe sehr wichtig. Wobei auch das ein schmaler Grat ist. Ein kleiner Raum mit viel Farbe und auch Wandfarben wirkt sehr schnell klein, erdrückend und vollgestopft. Das ist nicht gerade die Umgebung in der man arbeiten will. Ich spreche eher von Akzentuierung einzelner Bereiche, ein paar Bilder an den Wänden, verspielte Details im Raum verteilt. Grundsätzlich ist aber wichtig darauf zu achten die Farben mit bedacht zu wählen. Kleine Räume wirken mit hellen Farben größer, hellere Decken heben den Raum, blau wirkt deprimierend, rot motivierend, etc. pp. Farben sind im Arbeits- und Wohnbereich eine durchaus wichtige Sache!

Clean

In allen erfolgreichen Büros sieht es immer “clean” aus. Nichts liegt auf den Tischen, verstellt die Sicht, irritiert beim arbeiten. Das ist sehr wichtig um produktiv arbeiten zu können. Jede Art von “visual clutter” lenkt ab und macht unproduktiv.

Da diese herangehensweise bewusst die kreativität hemmt (jeder weiß, dass das Chaos viel viel mehr Ideen erweckt als eine aufgeräumte Fläche!) muss man dieses Schema aber in vielen Punkten bewusst wieder durchbrechen. Zum Beispiel einige verspielte Details auf dem Schreibtisch oder an der Wand.

Mailbox-Prinzip

Ein kleiner Tipp von mir ist das “Mailbox-Prinzip”. Jeden Zettel den ich im Laufe eines Tages erarbeite, hereinbekomme, etc. behandle ich wie eine E-Mail. In meiner Lade habe ich also die Inbox, jeder Zettel wandert erstmal da rein wenn ich gerade an was anderem arbeite. Wenn das abgeschlossen ist nehm ich den Stapel heraus und arbeite ihn durch. Einen Zettel nach dem anderen. Ich hab mir angewöhnt die Entscheidungen den jeweiligen Zettel betreffend immer sofort zu fällen. Da gibts nur ein paar möglichkeiten: in Ordner ablegen; abarbeiten danach Müll; sofort Müll; auf ToDo-Liste und Müll; Freitag Mappe (ich mache gewisse Tätigkeiten immer Freitags, zB Buchführung)

Ein ganz simples Prinzip, das viel Chaos auf dem Tisch vermeidet.

Screens
Ich bin ja oft bei Leuten und deren Computer wenn ich für wen arbeite – und da sieht man manchmal schreckliche Sachen.

Der Desktop ist wohl die ineffizienteste Art ein Programm zu starten. Hier gilt, weniger ist mehr. Auch das Startmenü kann man ausmisten. Hier unter Linux habe ich es leicht, ich habe meine Favoriten – Programme. Hier unten auf dem Screenshot kann man schön sehen, dass alles aufgeräumt wirkt und schnell erreichbar ist.

Sinnvolle Ordnerstruktur

1. reale Ordner

An einem Tag flattern ja einige Zettel, Skizzen, Telefonatmitschriften, Ideen, Notizen auf dem Schreibtisch herum. Umso wichtiger ist es dem ganzen Zeug Herr zu werden. Mir ist es früher oft passiert, dass ich genau den Zettel, auf dem ich genau das Notiert habe, nicht mehr gefunden habe.

Im Moment benutze ich einige Ordner, um dieses Zettelzeugs zu sortieren.

zB ordne ich Rechnungen und ähnliches nach einem FiFo verfahren, also Datumsbezogen. Skizzen und Notizen zu Kunden Kundenbezogen, und Diverses nach Stichwörtern alphabetisch.

Klingt vl. verwirrend ist aber sehr simpel. Wenn man sich erst eine Ordnerstruktur zurecht gelegt hat, findet man sich schnell zurecht.

2. virtuelle Ordner

Korrekt müsste man Verzeichnisse sagen. Wie gesagt sehe ich immer wieder, dass sich Leute in ihrem eigenen Chaos nicht mehr zurechtfinden. Auch am PC ist wichtig, mit der enormen Datenflut richtig umzugehen. Das beginnt mit der richtigen Kategorisierung von E-Mails und endet mit der Verwaltung von Ausgangsrechnungen.

Auch am heimischen PC sollte man sich also eine ausgeklügelte Verzeichnisform überlegen, und ich verwende zB sogar Links in meinen Kundenverzeichnissen, um wirklich alles perfekt geordnet zu haben.

schlichte Möbel

Das ist ein wichtiger Punkt, an den viele nicht denken. Das Gehirn lässt sich leicht verwirren und ablenken. Vor allem, wenn man an etwas arbeitet, an dem man eig. nicht arbeiten will. Mit schlicht gehaltenen, schönen Möbeln kann man das Verlangen unterdrücken zB unterbewusst ständig über “Ich brauch neue Büromöbel” nachzudenken.

schlichte Dekoration

Das selbe wie oben beschrieben gilt auch für die Dekoration, Boden, etc. Je weniger ablenken kann, desto weniger lassen wir uns ablenken.

Übung

wenn man jetzt all diese Punkte eingehalten hat, sollte man sich umsehen. Es gibt in jedem Fall nocht etwas, zu verbessern. Meistens fragen wir uns bei vielen Sachen nicht einmal warum etwas mittem im Blickfeld steht. Es ist einfach da, weil es da ist.

Man merkt selbst, wann ein Arbeitsplatz perfekt ist. Wenn man sich hinsetzen kann, entspannt, und einfach beginnt zu arbeiten.Ich wünsche euch viel Spass dabei.

Don’t see it as work, see it as play.